Zintegrowany System Zarządzania
w Wojewódzkim Inspektoracie Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Lublinie.
W dniu 26 sierpnia 2003 r. Lubelski Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Lublinie podjął decyzję o wdrożeniu Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z wymaganiami PN-EN ISO 9001:2001. Celem jego wdrożenia była przede wszystkim poprawa jakości świadczonych usług oraz poprawa obsługi klienta. Określono wówczas, że misją Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Lublinie jest utworzenie i utrzymanie przyjaznego klimatu oraz dobrych warunków realizacji nałożonych ustawowo na Inspekcję zadań w sposób zawodowy, rzetelny, bezstronny i politycznie neutralny.
W dniu 20 marca 2007 r. Lubelski Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Lublinie podjął decyzję o wdrożeniu Systemu Bezpieczeństwa Informacji zgodnego z wymaganiami PN-ISO/IEC 27001:2007.
Celem spełnienia wymagań PN-ISO/IEC 27001:2007 jest zapewnienie, że poufność, integralność i dostępność informacji „stron zainteresowanych” są właściwie zabezpieczone. Dotyczy to zarówno klientów Inspektoratu, jak i jego pracowników. Systemy informatyczne, które nie są zabezpieczone są narażone na działanie wirusów, oszustwa, sabotaż. Niewłaściwe zabezpieczenie informacji może spowodować ich utratę, kradzież, umożliwić dostęp osobom niepowołanym lub też wywołać działania korupcyjne.
Wdrożony system pomaga zidentyfikować i zredukować krytyczne ryzyko dla bezpieczeństwa informacji, pozwala ukierunkować wysiłki mające na celu zabezpieczenie informacji i ochronę danych. Obejmuje on ochroną realizację wszystkich zadań ustawowych. Wszyscy pracownicy są świadomi swojej odpowiedzialności za bezpieczeństwo zasobów informacyjnych im udostępnionych. W ramach wdrożonego systemu wprowadzono skuteczne zasady ochrony informacji, zarządzania dostępem do nich, oceny działania na wypadek naruszenia bezpieczeństwa informacji. System ten gwarantuje zminimalizowanie ryzyka utraty informacji lub niewłaściwego ich udostępnienia.
W dniu 1 czerwca 2007 r. Lubelski Wojewódzki Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych w Lublinie podjął decyzję, aby wyżej wymienione systemy zintegrować w jeden system o nazwie: Zintegrowany System Zarządzania, spełniający wymagania:
- PN-EN ISO 9001:2001 „Systemy zarządzania jakością – Wymagania”, oraz
- PN-ISO/IEC 27001:2007 „Technika informatyczna – Techniki bezpieczeństwa – Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji – Wymagania”.
Od tego dnia Inspektorat ciagle udoskonala proces świadczenia usług, spełniając jednocześnie wymagania wyżej przywołanych norm. Określony został zakres wdrozonego i ciągle doskonalonego Zintegrowanego Systemu Zarzadzania w Wojewódzkim Inspektoracie Jakosci Handlowej Artykułów Rolno-Spozywczych w Lublinie, a mianowicie:
„Nadzór nad jakością handlową artykułów
rolno-spożywczych w produkcji i obrocie, w tym
wywożonych za granicę i sprowadzanych z zagranicy.”
Inspektorat ponosi pełną odpowiedzialność za jakość świadczonych usług. W tym celu stworzono mechanizmy dla dokonania przekrojowych ocen działalności Inspektoratu oraz dla oceny i motywowania pracowników Inspektoratu.
Wyżej wymienione mechanizmy oparto m.in. na tzw. zasadzie PDCA W.E. Deminga – od angielskich słów:
PLANUJ – WYKONUJ – SPRAWDZAJ – DZIAŁAJ
co oznacza:
PLANUJ – (ustanowienie ZSZ)
- ustanowienie polityki ZSZ, celów, procesów i dokumentów istotnych dla zarządzania jakością i zarządzania bezpieczeństwem informacji, oraz doskonalenia całego systemu tak aby uzyskać wyniki zgodne z polityką ZSZ i celami organizacji.
WYKONAJ – (wdrożenie i eksploatacja ZSZ)
- wdrożenie i eksploatacja polityki ZSZ, procesów, zabezpieczeń i procedur.
SPRAWDZAJ – (monitorowanie i przegląd ZSZ)
- szacowanie i, tam gdzie ma zastosowanie, pomiar wydajności procesów w odniesieniu do polityki ZSZ, celów i doświadczenia praktycznego oraz dostarczanie kierownictwu organizacji raportów do przeglądu.
DZIAŁAJ – (utrzymanie i doskonalenie ZSZ)
- podejmowanie działań korygujących i zapobiegawczych w oparciu o wyniki wewnętrznego audytu ZSZ i przeglądu realizowanego przez kierownictwo lub innych istotnych informacji, w celu zapewnienia ciągłego doskonalenia ZSZ.
Zintegrowany System Zarządzania w Inspektoracie został zbudowany w oparciu o faktycznie realizowane procesy usługowe, które dostosowano do wymagań określonych w PN-EN ISO 9001:2001 i PN-ISO/IEC 27001:2007.
Głównym celem tego systemu jest wprowadzenie i trwałe utrzymywanie takich zasad postępowania, które gwarantują w sposób ciagły i jednakowy poziom świadczonych usług, ku pełnemu zadowoleniu klientów, a także wprowadzają elementy szybkiego reagowania na występujące niezgodności.
Klienci Inspektoratu pełnią istotną rolę w określeniu wymagań wejściowych dotyczących poziomu realizacji zadań przy zachowaniu nadrzędności przepisów prawnych, regulujących zasady i sposób postępowania administracyjnego.
Zadowolenie klienta jest ściśle powiązane z zaufaniem do pracy Inspektoratu i jego pracowników.
Ponieważ z istoty działanie administracji, jak również rozstrzygnięcie sprawy nie zawsze jest korzystne (satysfakcjonujące) dla klienta, Kierownictwo Inspektoratu przywiązuje szczególną uwagę do podnoszenia świadomości prawnej tych właśnie klientów. Dla stworzenia przyjaznej atmosfery dla klientów oraz w celu usprawnienia procesu zwiazanego z realizacją zadań, w tym realizacji usług Inspektoratu w Sekretariacie utworzono miejsce pierwszego kontaktu klinta o nazwie: Punkt Obsługi Klienta (POK). Pracownicy POK odpowiedzialni są za udzielanie informacji nt. realizowanych przez Inspektorat zadań, w tym świadczonych usług i zaznajamianie klientów z obowiazujacycmi przepisami prawa, regulującymi problematykę załatwiania spraw.
Oprócz utworzenia POK, Inspektorat wychodzi naprzeciw swoim klientom organizując między innymi spotkania z klientami, zarówno w siedzibie jak i poza siedzibą Inspektoratu. Takie i podobne działania przyczyniły się do uznania Inspektoratu przez Szefa Służby Cywilnej jako „Najbardziej Przyjazny Urząd Administracji Rządowej w roku 2005”. Tytuł ten jest motywacją do dalszego usprawniania współpracy z klientami i ciągłego podnoszenia jakości realizowanych zadań, w tym świadczonych usług.
Ponadto wychodząc naprzeciw klientom niepełnosprawnym i osobom starszym, na parterze budynku (w holu) utworzono specjalny punkt obsługi, w którym klient taki, oprócz obsługi merytorycznej ma dostęp do telefonu, komputera z łączem internetowym i programem LEGALIS z aktualnymi przepisami prawnymi oraz wykazem świadczonym usług przez Inspektorat.
Zadowolenie klienta jest ściśle powiązane z zaufaniem do pracy Inspektoratu
i pracowników. Ten cel Inspektorat może osiągnąć poprzez świadczenie usług publicznych na najwyższym poziomie jakościowym, zapewniającym podnoszenie świadomości prawnej obywateli oraz zapewniającym bezpieczeństwo informacji znajdujących się w Inspektoracie.
Klient Inspektoratu obsługiwany jest z najwyższą starannością, fachowością i w jak najkrótszym czasie.
Monika Wolak – Pełnomocnik ds. Zintegrowanego Systemu Zarządzania
tel. 081 532 06 15 wew.14
e-mail: monikak@wijhars.lublin.pl
